Wozu dient ein Berichtsheft?

Das Berichtsheft im Einzelhandel ist wichtig, denn es dient als Nachweis für Ihre Ausbildung. Darüberhinaus ist es Voraussetzung für die Abschlussprüfung. Es muss von Ihnen regelmäßig und ordentlich geführt werden.

Ein Berichtsheft dient laut dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) dem Nachweis der absolvierten Ausbildung. Ohne ein solches Berichtsheft können Sie sich als Auszubildende bzw. Auszubildender nicht für die Abschlussprüfung anmelden. In jeder Berufsausbildung zur Einzelhandelkauffrau bzw. zum Einzelhandelkaufmann ist das Führen eines solchen Berichtshefts deshalb auch Vorschrift.

Der Ausbildungsnachweis soll in möglichst einfacher Form den zeitlichen und sachlichen Ablauf der Ausbildung für alle Beteiligten nachweisbar machen.

Nicht zuletzt hat das Führen eines Berichtshefts auch eine pädagogische Funktion. Sie als Auszubildende oder Auszubildender sollen dadurch lernen, das Gelernte so prägnant und vollständig wie möglich zu beschreiben. Dies gilt sowohl für die theoretischen als auch praktischen Inhalte.

Zusammenfassend kann gesagt werden: Die Kontrollfunktion durch die Prüfer und die pädagogische Komponente für den Auszubildenden sind die beiden Hauptaspekte des Berichtsheftes.

Pflichten beim Führen des Berichtshefts

Während die Auszubildenden dazu verpflichtet sind Ihren Ausbildungsnachweis ordentlich zu führen, sind die Prüfer dazu verpflichtet das Berichtsheft regelmäßig durchzusehen. In Wirklichkeit geschieht diese Durchsicht jedoch nicht immer in regelmäßigen Abständen.

Die Pflichten der Ausbilder sind gesetzlich gesehen klar definiert und so gestaltet, dass der Ausbilder dem Auszubildenden aktiv bei seiner Berufsausbildung helfen sollte. Er muss den Auszubildenden dazu anhalten seinen Ausbildungsnachweis (d. h. das Berichtsheft) regelmäßig zu führen; und er hat die Pflicht es zu überwachen.

Fehler in der Führung müssen vom Ausbilder angegeben werden und Hilfeleistung bei der Verbesserung der Probleme müssen gewährleistet sein. Ebenso müssen z. B. die Kosten für die Erstellung eines Berichtsheftes von dem auszubildenden Betrieb übernommen werden.

Leider ist es heutzutage nicht immer so, dass diese verpflichtende Hilfeleistung vom Ausbilder getätigt wird. Ungerecht behandelte Azubis können sich jedoch im Ernstfall auf die Gesetzeslage berufen (vgl. Berufsbildungsgesetz).

Was genau soll in ein Berichtsheft rein?

Inhaltlich gesehen sollen Sie in einem Berichtsheft in möglichst einfacher Form beschreiben, wie der zeitliche und sachliche Ablauf Ihrer Ausbildung ausgesehen hat. Ausbilder und Prüfer müssen den Ablauf verstehen und kontrollieren können. Die Berichte sollen kurz und sachlich wiedergeben, was der Auszubildende an dem Tag beziehungsweise in der Woche an Arbeit geleistet und an Neuem gelernt hat.

Solange Sie Ihre Ausbildung noch nach der Verordnung von 2004 absolvieren, wird das Berichtsheft schon vor der Zwischenprüfung gebraucht. Sie müssen es dann den Prüfern übergeben, die das Berichtsheft auf Vollständigkeit und korrekte Beschreibung des Ablaufs kontrollieren.

Wie führe ich am besten ein Berichtsheft?

Das Berichtsheft sollten Sie Anfang an regelmäßig und ordentlich führen, da es vor allem auch Voraussetzung für die eigenen Prüfungen ist. Nur wer ein vollständiges Berichtsheft hat, wird zu den Prüfungen zugelassen.

Normalerweise gibt es zwei verschiedene Formen, wie ein Berichtsheft geführt werden kann. Entweder führen Sie es täglich oder wöchentlich. Meistens bekommen Sie als Auszubildende bzw. Auszubildender die Vorlagen von Ihrem Betrieb gestellt. Die Betriebe stellen Ihnen ausreichend Zeit zur Verfügung, um das Berichtsheft zu pflegen.

Jeder einzelne Bericht sollte von dem Ausbilder schließlich unterzeichnet werden. Am Ende werden die Berichte in chronologischer Reihenfolge ordentlich in eine Mappe geheftet und aufbewahrt.

Für die Berichtsheftführung gibt es zudem gewisse Muster, die sowohl Form als auch Inhalt betreffen. Gerade bei kaufmännischen und technischen Ausbildungen sollten vorgegebene Muster benutzt werden. Solche Muster lassen sich sehr schnell im Internet finden und betreffen folgende Bereiche:

  • Informationen über die Berichtsheftführung in der kaufmännischen Ausbildung
  • Deckblatt Ausbildungsnachweis
  • Vorlage Ausbildungsgang
  • Vorlage für wöchentliche Berichte

Auch auf den Seiten der IHK finden Sie solche Vorlagen für die einzelnen Bereiche.

Oft ist es außerdem so, dass bei der Prüfung Fragen gestellt werden, die sich aus Ihrem Berichtsheft ableiten lassen. Auch deshalb ist es sehr ratsam, das Heft gewissenhaft und ordentlich zu führen. Häufig haben Sie damit auch schon gewisse Pluspunkte bei den Prüfern, wenn sie es mit einem übersichtlichen und gut aufgebauten Berichtsheft zu tun haben.

Anspruch und Realität

Für die Auszubildenden im Einzelhandel ist es nicht viel anders als bei den Azubis anderer Branchen: Das Verfassen des Berichthefts kann sich ab und an als ein zäher und langweiliger Akt entpuppen. Schnell stellen Sie sich die Frage, ob Sie wirklich jeden Tag die gleichen Sätze schreiben sollen, wenn Sie z.B. Routineaufgaben erledigt haben. In solchen Fällen hilft es sich klarzumachen, dass Sie beim Verfassen der Berichte kein interessantes Stück Literatur herstellen sollen. Es geht einzig und allein um die kurze aber vollständige Beschreibung Ihres Ausbildungsablaufs.

Ein anderer Aspekt, der ebenfalls vorkommen kann: Der Ausbilder interessiert sich eigentlich kaum bis gar nicht für Ihr Berichtsheft. Solche Situationen kommen vor, aber auch da gilt es, Ruhe zu bewahren und das Berichtsheft trotzdem so sorgfältig wie möglich anfertigen. Denn auch wenn sich der Ausbilder nicht wirklich um Ihren Ausbildungsnachweis kümmert, Sie brauchen ihn am Ende ihrer Ausbildung.